Archivierung und Postfach-Management für alle Firmen-E-Mails.

eArchive bietet Ihnen eine gesetzteskonforme E-Mail-Archivierung in unserem eigenen Schweizer Rechenzentrum.

Reibungslose und profitable Geschäftsabläufe sind ohne die Korrespondenz per E-Mail nicht mehr denkbar. Diese hohe Abhängigkeit birgt jedoch Nachteile. Die Speicherung von Nachrichten, problematische PST-Dateien, der Aufruf älterer E-Mails und nicht zuletzt die Einhaltung gesetzlicher Compliance-Vorgaben sind nur einige Bereiche mit steigenden Anforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen.

eArchive legt perfekte Kopien aller E-Mails in Ihrem Unternehmen in einem zentralen Archiv ab. Dieses E-Mail-Archiv kann beliebig große Datenmengen über viele Jahre hinweg sicher verwalten. Anwender können bequem über eine Integration in Microsoft Outlook oder per Internet-Browser auf die archivierten E-Mails zugreifen.

Warum E-Mail-Archivierung?

Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
Absicherung im Falle rechlicher Auseinandersetzungen
Vollständige, sichere Aufbewahrung aller E-Mails über beliebige Zeiträume hinweg
Schutz vor Datenverlusten
Steigerung der Produktivität durch effiziente Nutzung der E-Mails als Wissensressourcen
Reduktion von Storage- und anderen IT-Kosten

Rechtliche Vorteile

Jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge. Nur durch den Einsatz einer geeigneten E-Mail-Archivierungslösung können die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails zuverlässig erfüllt werden.
Der Einsatz einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung bietet auch den Vorteil, dass die Nutzung von E-Mails als Beweis im Fall von gerichtlichen Auseinandersetzungen unterstützt wird. Zwar hat die Standard-E-Mail nach wie vor nicht den gleichen Beweiswert wie eine analoge „Urkunde“ oder Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur, sie wird aber regelmäßig in Verfahren zugelassen und gewürdigt. Eine vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung verschafft eine optimale Ausgangsposition in solchen Fällen.

Wirtschaftliche Vorteile

Steigerung der Produktivität

Ein Großteil der geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens ist in Form von EMails gespeichert. Der effiziente Zugriff auf diese Daten für alle Mitarbeiter und zu jeder Zeit ist ein wichtiger Produktivitätsfaktor und Wettbewerbsvorteil. Durch E-Mail-Archivierung kann dieser Zugriff auf bestmögliche Weise sichergestellt werden.

Schutz vor Datenverlusten

Wichtige E-Mails können durch technische Fehler, versehentliches oder absichtliches Löschen verloren gehen. Oft löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen das gesamte E-Mail-Postfach. Eine E-Mail-Archivierungslösung ermöglicht die zentrale, sichere und vollständige Aufbewahrung aller E-Mails über beliebige Zeiträume hinweg und bietet so einen zuverlässigen Schutz vor Datenverlusten.

Reduzierung von IT-Kosten

Überlastete E-Mail-Server, steigende Storage-Kosten, komplizierte Datensicherungen, zeitaufwändige Wiederherstellungsvorgänge und lange Ausfallzeiten im Schadensfall kosten kontinuierlich Zeit und Geld. Durch E-Mail-Archivierung können eine Vielzahl von E-Mail bezogenen IT-Problemen gelöst und IT-Prozesse deutlich vereinfacht werden. Durch die so eingesparten Kosten amortisiert sich die E-Mail-Archivierungslösung in der Regel schon nach kurzer Zeit.

Unabhängigkeit und Sicherheit

In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht auf lokalen E-Mail-Servern unter eigener Kontrolle, sondern auf den Servern externer Unternehmen im Internet gespeichert. Dies setzt ein Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit dieser Unternehmen voraus. Durch die Archivierung dieser extern verwalteten Daten kann dieses Vertrauen durch eine einfache und wirksame Sicherungsmaßnahme ergänzt werden.

Technische Vorteile

E-Mail-Server dauerhaft entlasten und Storage-Kosten reduzieren

Das zunehmende E-Mail-Volumen und die Masse der historischen E-Mails zwingen ITVerantwortliche zur effizienten Verwaltung der Storage-Ressourcen. E-Mail-Archivierung setzt genau an diesem Punkt an und sorgt für eine unmittelbare Entlastung der Infrastruktur.

Dauerhafte Entlastung der E-Mail-Server

Durch die Auslagerung historischer E-Mails in ein E-Mail-Archiv kann der Speicherbedarf eines E-Mail-Servers aus dem Stand heraus drastisch reduziert werden. Dazu können EMails nach erfolgreicher Archivierung und anhand zuvor definierter Regeln aus den Postfächern des E-Mail-Servers gelöscht werden (z.B. alle E-Mails, die älter sind als ein Jahr). Nach der erstmaligen Archivierung des E-Mail-Bestands kann der Vorgang auch als regelmäßige (z.B. tägliche) Aufgabe angelegt werden, um eine kontinuierliche Entlastung des E-Mail-Servers zu realisieren. In das Archiv ausgelagerte E-Mails bleiben für Anwender weiterhin aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung (z.B. Microsoft Outlook) heraus zugreifbar.

Reduzierung des Speicherbedarfs

Durch die Single-Instance-Technologie werden identische E-Mail-Inhalte und Dateianhänge nur einmalig im Archiv gespeichert. In Kombination mit der Komprimierung von Dateianhängen wird so der Speicherbedarf deutlich reduziert.

Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Postfachbegrenzungen als Instrument zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines EMail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung vollständig überflüssig gemacht. Anwender werden nicht weiter gezwungen, ständig „weniger wichtige“ E-Mails zeitaufwändig zu löschen oder lokal (z.B. in PST-Dateien) zu speichern.

Datensicherung und Wiederherstellung vereinfachen

Das Backup von E-Mail-Servern und die Wiederherstellung von E-Mails im Schadensfall stellen Administratoren zunehmend vor Probleme. Oft reichen die zur Verfügung stehenden Zeitfenster für eine Sicherung nicht mehr aus.

Backup-Zeiten verkürzen

Durch die Auslagerung historischer E-Mails in ein E-Mail-Archiv wird die Datenlast auf dem E-Mail-Server drastisch reduziert. Damit sinkt auch der benötigte Zeit- und Ressourcenaufwand für eine Sicherung des Servers. Das E-Mail-Archiv selbst kann hingegen sehr einfach und inkrementell gesichert werden. Die Sicherung kann über eine integrierte BackupFunktion oder über eine beliebige externe Backup-Software erfolgen.

Wiederherstellung von E-Mails durch Anwender

Anwender können E-Mails aus dem Archiv heraus selbstständig und mit nur einem Mausklick wiederherstellen. Die aufwändige Wiederherstellung verlorener E-Mails aus Datensicherungen durch den Administrator entfällt völlig.

100% vollständige Sicherung aller E-Mails

Löscht ein Anwender neue E-Mails vor ihrem erstmaligen Backup, sind diese für das Unternehmen unwiederbringlich verloren. Werden E-Mails jedoch mit Hilfe des MailStore Servers direkt bei Ein- oder Ausgang archiviert, kann dieses Risiko vollständig ausgeschlossen werden.

Durchgehende Verfügbarkeit aller E-Mails im Schadensfall

Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit, oft Stunden oder Tage, stehen dem Unternehmen und den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder beim Datenverlust bleiben alle EMails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fortgeführt werden.

Abhängigkeiten von PST-Dateien reduzieren

Eine E-Mail-Archivierungslösung bietet gleich zwei Ansatzpunkte, um die Probleme rund um das PST-Format einzugrenzen:

Der E-Mail-Server wird durch die Archivierung und die damit verbundene Auslagerung von Daten entlastet. PST-Dateien als Ausweichmedium werden somit überflüssig gemacht.
Die vorhandenen PST-Dateien können in einem einmaligen Vorgang in das E-MailArchiv überführt und danach aufgelöst werden. Die archivierten E-Mails stehen den Anwendern weiterhin z.B. über Microsoft Outlook oder MailStore Web Access zur Verfügung.